home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 20 / Cream of the Crop 20 (Terry Blount) (1996).iso / business / lhpeds31.zip / LHMAN06.DOC < prev    next >
Text File  |  1996-05-23  |  31KB  |  742 lines
  1.                                                                          61
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                         THE UTILITY MODULE: LEHIUTIL
  7.  
  8.         We will now turn to the Utility Module which handles certain
  9.         special functions for the database. We will discuss each of the
  10.         options on the Lehiutil Opening Menu.
  11.  
  12.       << PRINT CURRENT PATIENT LIST >>
  13.  
  14.         This routine will print a listing of all patients in the entire
  15.         database, or all patients within a specific account category.
  16.  
  17.         The patients will be listed alphabetically with the printout
  18.         showing the birthdate, ID No., telephone, and ZIP code.
  19.  
  20.  
  21.       << ENTER BALANCE FORWARD/DELETE RECORDS >>
  22.  
  23.         This routine will allow you to enter a balance forward and/or
  24.         delete Encounter Forms for any patient in the database. There are
  25.         two major situations when you will use this option.
  26.  
  27.            - When you are entering patients into the Lehipeds database
  28.              from another computer or data system. At the time you first
  29.              enter a patient into the system, you will obviously want to
  30.              record any preexisting balance he or she may have. You will,
  31.              in effect, create an Encounter Form showing a balance
  32.              forward.
  33.  
  34.            - Once the Lehipeds database system is established, you will
  35.              periodically want to purge the database and remove old
  36.              Encounters. Of course, you will want to back-up the old data
  37.              before doing this.
  38.  
  39.              Patients with a zero balance are not a problem: you will just
  40.              delete the old Encounter Forms. What if there is an
  41.              outstanding balance represented by some of these Encounters?
  42.              You can leave those Encounters in the system, or you can
  43.              combine them into a single Encounter Form showing a balance
  44.              forward.
  45.  
  46.              A good time to purge your database is in April after the
  47.              income tax deadline. Before that time you will no doubt get
  48.              requests from patients for a detailed printout of services.
  49.              Of course, you will always have the back-up data should you
  50.              need it at anytime.
  51.  
  52.         This utility is rather complex with several options; many of the
  53.         options are highlighted on the right hand side of the opening
  54.         screen. There are also several "warning screens" to confirm
  55.         deletion of records, etc. Finally there are excellent, very
  56.         detailed help screens. Be sure to use them!
  57.         
  58.                                                                          62
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.       << INACTIVE DATABASE >>
  64.  
  65.         This is another complex utility, the Inactive Database. This
  66.         refers to a database of patients who are no longer associated with
  67.         the practice. These may be patients who have moved; transferred to
  68.         another provider; been dismissed from the practice; or have not
  69.         been seen for a specified period of time.
  70.  
  71.         Selecting the Inactive Database gives you a submenu with the
  72.         following options:
  73.  
  74.            - Print Inactive Database: Prints a listing of patients
  75.              currently in the Inactive Database.
  76.  
  77.            - Get Patient to Inactivate: Remember that the Inactive
  78.              Database is comprised of patients who were at one time
  79.              regular patients. For some reason the patient has left the
  80.              practice; you therefore want to move she or he from the
  81.              regular database of patients to the Inactive Database.
  82.  
  83.              This submenu option allows you to select a patient from the
  84.              regular database who you wish to move to the Inactive
  85.              Database. You are presented with a scrolling table of
  86.              patients in the REGULAR DATABASE. Highlight the desired
  87.              patient and press the Enter_key. You will be prompted to
  88.              select or not.
  89.  
  90.            - Inactive Database: This option presents you with a scrolling
  91.              table of patients currently in the Inactive Database.
  92.  
  93.              Press the Enter_key to review or modify an entry; the Del_key
  94.              to delete an entry.
  95.  
  96.              *************************************************************
  97.              IMPORTANT POINT: Pressing the Ins_key will allow you to add a
  98.              patient to the Inactive Database, only if you have already
  99.              selected that patient from the regular database under the
  100.              preceding menu option.
  101.              *************************************************************
  102.  
  103.              The data entry screens are somewhat different if you are
  104.              modifying a record for a patient currently in the Inactive
  105.              Database (Enter_key), versus adding a newly selected patient
  106.              (Ins_key). Follow your help screens for assistance. In either
  107.              case note that there is a Reason Field with 5 choices showing
  108.              why the patient is in the Inactive Database. Use the R or L
  109.              arrow_keys to make your choice. There is also an optional
  110.              Remarks Field: this is a memo field which allows you to type
  111.              in up to 4 lines of any information that may be relevant. For
  112.              instance, in the case of an uncollectible account, you may
  113.              want to indicate the actual amount written off as bad debt.
  114.         
  115.                                                                          63
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.            - Print Ledger Record: When you remove a patient from the
  121.              regular database, you will eventually destroy the Master
  122.              Record and the Encounter Forms for that patient. It is
  123.              reasonable that you will want to keep a record of the
  124.              patient's Encounters, i.e. what we call the Ledger Record.
  125.  
  126.              This option will print out the Ledger Record for a patient
  127.              that already has been selected (under the second menu option
  128.              above) for inclusion in the Inactive Database. You will be
  129.              given a printer or diskfile option.
  130.  
  131.                 - The diskfile path is C:\PEDBASE\BKLDGR\filename.LGR.
  132.  
  133.                 - The filename is a concatenation of the ID No. and the
  134.                   first 3 letters (or less) of the last name. The
  135.                   filename for ex-patient John Smith with ID No. 4568
  136.                   would be 4568SMI.LGR. Filename for ex-patient Susan Wu
  137.                   with ID No. 12333 would be 12333WU.LGR.
  138.  
  139.  
  140.            - Delete Master and Encounter Forms: After you have selected
  141.              the patient for inclusion in the Inactive Database; actually
  142.              entered the patient in the Inactive Database; and printed his
  143.              or her Ledger Record, you may now delete all records for that
  144.              patient from the regular database. This means you will be
  145.              deleting the Master Record and all Encounter Forms.
  146.  
  147.         One final point regarding the Inactive Database. In the Main
  148.         Module of the program, you will be often "sitting" at the
  149.         scrolling table under the submenu option "Create/Edit/Delete
  150.         Encounter Form". Note that at the bottom of this screen it reads
  151.         "F7 Inactive List". The F7_key allows you to call another
  152.         scrolling table showing the Inactive Database. This is for viewing
  153.         only; you cannot modify the Inactive Database in the Main Module.
  154.         To do so you will need to go to the Utility Module.
  155.  
  156.  
  157.       << COMPACT DATA FILES >>
  158.  
  159.         This option compresses and optimizes your Master and Service
  160.         (Encounter Form) files. Any spaces in the files representing
  161.         deleted records will be removed leaving the files as compact as
  162.         possible. The key files associated with the Master and Service
  163.         files are also optimized. This procedure should be done
  164.         periodically to enhance database performance.
  165.  
  166.         There are several provisos regarding this option. Most important
  167.